Du bon usage du courrier électronique en général
[Avertissement : cette page est adaptée (on peut presque dire « copiée » !) d’un document original écrit le 3 octobre 1999 par [Eric Jacoboni. Qu’Eric Jacoboni soit ici remercié de sa contribution à Médicalistes.]]
Attention, la Netiquette à appliquer en priorité en tant qu’abonné(e) à une liste de discussion sur Médicalistes est celle propre à ladite liste. Elle vous est livrée dans le message de bienvenue que vous avez reçu lors de votre inscription.
Si vous avez effacé ce mail de bienvenue, vous pouvez à nouveau le recevoir en suivant les indications que vous trouverez sur la page d’aide dédiée.
Table des matières
Pourquoi ce document ?
Qu’est-ce qu’une liste de discussion ?
Ce qu’il ne faut pas faire
Ce qu’il faut faire
Conclusion
Pourquoi ce document ?
Je participe à des listes de discussion depuis 1996 et j’en gère depuis 1997; durant ce temps, j’ai pu constater que certains connaissent mal les us et coutumes du courrier électronique : ils font donc confiance à leurs logiciels (Outlook, Netscape, Claris Emailer, Eudora, etc.) et se reposent sur leur configuration par défaut.
Le but de ce document est donc de présenter, de façon simple, les règles de bon usage de ce vecteur d’informations que constitue une liste de discussion.
Qu’est-ce qu’une liste de discussion ?
L’idée d’une liste de discussion est de créer un espace de discussion entre plusieurs personnes autour d’un thème fédérateur. Cet espace est fermé : pour pouvoir lire et poster des messages sur une liste, il faut y être inscrit.
L’inscription suppose l’acceptation de sa charte, un document plus ou moins informel, mis au point par le gestionnaire de la liste : cette charte précise généralement le thème de la liste, les règles de bon usage, ce qu’il est interdit de faire et les conditions d’exclusion. Médicalistes n’échappe pas à la règle et je vous invite à lire son règlement intérieur, et notamment son article 6.
Une liste est privée et placée sous l’autorité d’une ou plusieurs personnes : les gestionnaires de la liste. Leur rôle est d’inscrire les nouveaux venus s’ils correspondent aux critères exigés par la charte, de veiller à la bonne tenue des messages publiés (notamment en interdisant les messages publicitaires ou à diffusion massive, les messages injurieux et manifestement hors thème). Pour cela, le gestionnaire est épaulé par un auxiliaire précieux : le robot, un logiciel s’assurant que seules les personnes inscrites peuvent poster dans la liste. Sur Médicalistes, il s’agit de Sympa, dont la page d’accueil est ici.
D’autres moyens d’échange, non privés, existent : il s’agit des forums de discussion (dont l’ensemble forment Usenet). Eux aussi sont associés à des thèmes précis et disposent d’une charte qui leur est propre : la différence est que tout le monde peut les lire et y poster. Je n’en dirai pas plus ici pour ne pas épaissir inutilement ce document (si les demandes sont insistantes, j’ajouterai une explication plus détaillée du fonctionnement d’Usenet dans les versions ultérieures de ce document).
Pour résumer, une liste de discussion est donc une espèce de boîte aux lettres commune à toutes les personnes qui y sont abonnées. Ceci signifie que toutes les règles de bon usage d’une liste sont celles du courrier électronique classique et que leur non respect est accentué par l’aspect multi-diffusé des messages. Si vous envoyez un message à un correspondant et que celui-ci ne peut le lire, vous n’avez indisposé que celui-ci… Si vous le faites dans une liste, vous indisposez tous les abonnés de celle-ci (et ils peuvent être nombreux).
La suite de ce document se propose d’énumérer les différentes erreurs classiques qu’il convient d’éviter, et d’expliquer pourquoi ce sont des erreurs… Pour chacune d’elles, je renverrai au(x) document(s) faisant autorité (après tout, ce n’est pas moi qui ai fixé ces règles), et proposerai des solutions simples.
Ce qu’il ne faut pas faire
Voici une liste des pratiques qu’il convient d’éviter lorsque l’on poste dans une liste de discussion, quelle qu’elle soit. Ces recommandations s’appliquent, évidemment, aux courriers que vous envoyez à des personnes privées (sauf si celles-ci vous ont indiqué que vous pouviez ignorer ces recommandations…).
un sujet toujours tu mettras
point d’accents dans le sujet tu n’utiliseras
l’HTML tu banniras
le ‘Quoted Printable’, tu éviteras
des ‘vcard’ et autres cartes de visites tu te passeras
les fichiers attachés non ASCII tu t’interdiras
Je rappelle que ce n’est pas moi qui ait édicté ces lois : le courrier électronique utilise le protocole SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) qui définit le format des messages et, notamment des en-têtes de ceux-ci. Le lecteur intéressé pourra s’abonner au forum fr.comp.mail et notamment consulter les FAQs qui y sont postées régulièrement.
Vous pouvez aussi consulter la traduction française de la RFC1855.
Pourquoi mettre un sujet ?
Cela semble assez évident : le logiciel de courrier de votre destinataire (et je rappelle que dans le cas d’une liste, il s’agit de tous les abonnés) affichera d’abord tous les sujets des messages. Cela facilite le parcours de sa boîte aux lettres, ainsi que l’archivage des anciens messages. Pour lire un message, il suffit généralement de sélectionner un sujet et d’ouvrir celui-ci… Quoi de plus énervant que d’avoir des messages s’intitulant : none ou pas de sujet ? Lorsque l’on a quelque chose à dire, on sait normalement de quoi on va parler, non ?
Pourquoi ne pas mettre d’accents dans le sujet ?
Le terme ‘accent’ est ici restrictif : en fait il ne faut mettre dans le sujet que des caractères de l’alphabet international. Cela exclut donc notamment les lettres accentuées, mais aussi le c cédille, propres au français.
Pourquoi cette limitation ? Historiquement, le courrier électronique a été conçu pour échanger du texte. Or, qui dit texte en informatique dit code ASCII, donc un codage sur 7 bits des caractères formant le message. Ce code permet de représenter l’alphabet international, commun à tous les pays, ou presque.
Les pays non anglo-saxons, dont la France, enrichissent cet alphabet de base avec des lettres accentuées, d’autres, comme le Japon, utilisent un tout autre ‘alphabet’. Le code ASCII est donc une contrainte inacceptable pour les résidents de ces pays. Des solutions ont donc été mises au point pour régler ce problème, mais il est important de savoir que cela ne concerne que les corps des messages, pas les en-têtes.
Dans la plupart des cas, les seuls champs d’en-têtes dont vous aurez à vous soucier seront :
- From: l’adresse de l’expéditeur (votre adresse email)
- To:l’adresse email de votre destinataire (ou de la liste)
- Subject:le sujet de votre message.
De nombreux autres en-têtes existent, mais ces trois-là sont les premiers dont vous avez à vous soucier. Normalement, votre logiciel remplira tout seul le champ From: avec votre adresse, et vous n’aurez à vous occuper que des deux autres. Quoi qu’il en soit, rappelez-vous toujours que le protocole SMTP considérera que ces en-têtes sont codés en ASCII 7 bits. Si vous mettez un sujet tel que « Outlook express et confidentialité », votre destinataire risque de voir toutes les lettres accentuées de votre sujet sous une forme beaucoup moins lisible :
Pourquoi ? Par ce que le posteur du message utilise sur sa machine l’encodage ISO-8859-15 (qui est le nouvel encodage du français avec le symbole de l’Euro) : cet effort de modernité est louable, mais pour toutes les machines n’utilisant pas l’ISO-8859-15 (il y en a déjà beaucoup en France, imaginez ailleurs…), vous voyez ce que cela donne…
A priori, toutes les machines correctement configurées devraient utiliser l’encodage ISO-8859-1, actuellement le seul qui soit réellement normalisé pour le français, aussi même des sujets accentués devraient passer… Mais n’oubliez pas qu’Internet n’est pas la France. En tout état de cause, même si ça marche, cela ne fait pas partie du protocole et est donc soumis au bon vouloir des logiciels de courrier : c’est lui qui se débrouillera des accents, pas SMTP… Or le logiciel de de votre destinataire n’est pas nécessairement le même que le vôtre et n’utilise peut-être pas le même encodage !
La seule façon de vous affranchir de ce problème est, pour l’instant, de ne pas accentuer vos sujets.
Pourquoi ne pas utiliser l’HTML ?
Rappelons que l’HTML est un langage de description de texte mis au point pour réaliser des pages disposant de liens hypertexte : c’est actuellement en HTML que sont écrites les pages Web et c’est le seul langage que sait reconnaître votre navigateur Internet.
Netscape, qui fût longtemps le leader avec son navigateur Netscape Navigator, puis qui intégra dans celui-ci un logiciel de courrier, jugea utile de proposer l’écriture de courrier en HTML afin que les destinataires reçoivent un message mieux formaté, en couleurs, avec des enrichissements (gras, italiques, etc.). Pour l’expéditeur, tout est transparent : il tape son texte comme à l’accoutumée et c’est le logiciel qui se charge de le transformer en HTML.
Cette pratique n’est pas, à proprement parlé, une entorse au protocole SMTP : HTML est bien du code ASCII… Le problème vient surtout du fait que votre destinataire utilise peut-être un logiciel qui ne reconnaît pas cette fonctionnalité. Si vous envoyez le message suivant :
Ça fait longtemps que nous nous sommes vus !
et que votre logiciel a été configuré pour envoyer en HTML, voici ce que recevra votre destinataire s’il utilise un logiciel n’acceptant pas cette fonctionnalité :
Coucou, comment ça va ?
Ça fait longtemps que nous nous sommes vus !
Cela sera, dans la majeure partie des cas, encore pire car, avant le code HTML proprement dit, apparaîtra le texte ‘normal’ :
0038A293E80C54C2923A6A22
Content-Type: text/plain; charset=iso-8859-1
Content-Transfer-Encoding: 8bit
Coucou, comment ça va ?
Ça fait longtemps que nous nous sommes vus !
0038A293E80C54C2923A6A22
Content-Type: text/html; charset=us-ascii
Content-Transfer-Encoding: 7bit
Coucou, comment ça va ?
Ça fait longtemps que nous nous sommes vus !
0038A293E80C54C2923A6A22–
Donc, faites le compte : comptez le nombre de caractères utiles du message et ceux de ce qui est transmis dans les deux cas… Vous constaterez que les seuls qui trouvent un intérêt à HTML sont les opérateurs téléphoniques (n’oubliez pas que plus un message est gros, plus vous mettez de temps à l’envoyez et plus votre destinataire met de temps à le recevoir).
Le choix de l’HTML est donc aussi un choix économique. D’autre part, et encore une fois, n’oubliez pas que votre destinataire n’utilise peut-être pas le même logiciel de courrier que vous : regardez plus haut et voyez ce qu’il pourra lire… Enfin, même s’il peut relire correctement votre message, il appréciera de payer 3 fois le prix d’un message classique (vous aussi, d’ailleurs, mais c’est votre problème…).
Pour toutes ces raisons, faute d’obtenir des comportements responsables de la part de certains posteurs, nombreux sont ceux qui mettent en place des filtres envoyant directement les courriers contenant de l’HTML dans le trou noir de leur système de courrier. Par ailleurs, même si votre destinataire peut lire correctement votre courrier expédié en HTML, il n’empêche que tout ce qui est affiché plus haut est envoyé et reçu. Bref, un beau gâchis de bande passante !
Pourquoi éviter le quoted printable ?
Comme on l’a déjà dit, les messages étaient initialement prévus pour être codés sur 7 bits et ne géraient donc pas les spécificités nationales (et notamment les caractères accentués du français). Pour contourner cette lacune, le quoted printable a été mis au point : les caractères non standards sont représenté par un codage particulier sur deux octets. Pour être déchiffré correctement par votre destinataire, votre message doit annoncer qu’il utilise le ‘quoted printable‘ et le logiciel de votre interlocuteur doit le décoder, sinon voici ce qu’il lira :
Je recherche =E0 destination de l’Afrique ( Cameroun ) un PC Pentium 75 =
ou 133.
Prix 1 000 =E0 1 500F.
Vous noterez que le caractère ‘à‘ apparaît sous la forme ‘=E0‘ et que le saut de ligne apparaît comme ‘=‘…
L’utilisation du ‘quoted printable‘ ne se justifie plus actuellement : l’utilisation de l’encodage sur 8 bits via les extensions MIME est un moyen beaucoup plus élégant (et standard) de gérer les spécificités nationales.
Nous verrons plus bas que, dans certains cas de courriers contenant des formats propriétaires (vcard de Netscape ou équivalents Microsoft), les logiciels autres que ceux ayant servi à poster le message ne savent interpréter le contenu (ce qui est normal car seul Netscape sait interpréter les vcard et seul les logiciels Microsoft savent interpréter les extensions Microsoft…) et considèrent qu’il est encodé en quoted printable.
Pourquoi faut-il bannir les vcard et autres artifices ?
Pour plusieurs raisons : la première étant, qu’encore une fois, cela grossit le corps du message et donc le temps de transmission. La seconde est que ces extensions ne sont reconnues que par les logiciels ayant servi à les générer… Si vous utilisez Netscape, pensez-vous que tout le monde sur la liste doit faire de même ? Le problème est le même avec les extensions MS.
Voici le contenu d’un message utilisant un gadget Microsoft, passé sur la liste, tel qu’il sera lu par ceux n’utilisant pas le même logiciel que le posteur :
=_NextPart_000_01BEB1F4.53018E20
Content-Type: text/plain; charset= »iso-8859-1″
Content-Transfer-Encoding: quoted-printable
Je recherche =E0 destination de l’Afrique ( Cameroun ) un PC Pentium 75 =
ou 133.
Prix 1 000 =E0 1 500F.
=_NextPart_000_01BEB1F4.53018E20
Content-Type: application/ms-tnef
Content-Transfer-Encoding: base64
AEAAQeQBgAIAAAA5AQAAAAAAADoAAEIgAcAGAAAAElQTS5NaWNy
b3NvZnQg AAAgACAAEEkAYApAEAAAEAAAAQAAAAAwAAMAIAAAAL
AA8OAAAAAAIB/w8BAAAAbgAAAAbCFQAAAOnJiUk/79ERpNkAQAVf
KkTEgQAAAAAAAAAATGlzdGUgSWRlR2VzdABTTVRQAGlkZWdlc3RA
dS1ib3VyZ29nbmUuZnIAAAAeAAIwAQAAAAUAAAhtnAGlkZWdlc3RA
AEAAQeQBgAIAAAA5AQAAAAAAADoAAEIgAcAGAAAAElQTS5NaWNy
AEAAQeQBgAIAAAA5AQAAAAAAADoAAEIgAcAGAAAAElQTS5NaWNy
b3NvZnQg AAAgACAAEEkAYApAEAAAEAAAAQAAAAAwAAMAIAAAAL
AA8OAAAAAAIB/w8BAAAAbgAAAAbCFQAAAOnJiUk/79ERpNkAQAVf
KkTEgQAAAAAAAAAATGlzdGUgSWRlR2VzdABTTVRQAGlkZWdlc3RA
dS1ib3VyZ29nbmUuZnIAAAAeAAIwAQAAAAUAAAhtnAGlkZWdlc3RA
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AA8OAAAAAAIB/w8BAAAAbgAAAAbCFQAAAOnJiUk/79ERpNkAQAVf
KkTEgQAAAAAAAAAATGlzdGUgSWRlR2VzdABTTVRQAGlkZWdlc3RA
dS1ib3VyZ29nbmUuZnIAAAAeAAIwAQAAAAUAAAhtnAGlkZWdlc3RA
AEAAQeQBgAIAAAA5AQAAAAAAADoAAEIgAcAGAAAAElQTS5NaWNy
b3NvZnQg AAAgACAAEEkAYApAEAAAEAAAAQAAAAAwAAMAIAAAAL
AA8OAAAAAAIB/w8BAAAAbgAAAAbCFQAAAOnJiUk/79ERpNkAQAVf
KkTEgQAAAAAAAAAATGlzdGUgSWRlR2VzdABTTVRQAGlkZWdlc3RA
dS1ib3VyZ29nbmUuZnIAAAAeAAIwAQAAAAUAAAhtnAGlkZWdlc3RA
b3NvZnQg AAAgACAAEEkAYApAEAAAEAAAAQAAAAAwAAMAIAAAAL
AA8OAAAAAAIB/w8BAAAAbgAAAAbCFQAAAOnJiUk/79ERpNkAQAVf
KkTEgQAAAAAAAAAATGlzdGUgSWRlR2VzdABTTVRQAGlkZWdlc3RA
dS1ib3VyZ29nbmUuZnIAAAAeAAIwAQAAAAUAAAhtnAGlkZWdlc3RA
AD0AAQAAAAEAAAAAAAAAAwANNP03AABSNg==
=_NextPart_000_01BEB1F4.53018E20–
Génial, non ? On notera que, pour 2 lignes d’informations, on se récupère, à nos frais, un paquet de lignes fort peu utiles !
Le problème aurait été identique avec un message contenant une vcard Netscape…
D’autre part, cette pratique allant complètement à l’encontre des standards, les logiciels concluront à un message MIME mal formé (qu’ils appelleront pudiquement multipart/miwed) et se rabattront sur du quoted printable.
Pourquoi ne pas envoyer de fichiers non ASCII attachés ?
Toujours pour les mêmes raisons plus une : le courrier électronique n’est pas fait pour cela ! Pour échanger des fichiers via l’Internet, on utilise FTP (File Transfer Protocol) : le Certa vient d’ailleurs de mettre en place un espace dédié à ces échanges. De plus, dans le cas d’une liste, quel serait l’intérêt de multiplier par le nombre d’abonnés le transfert d’un même fichier alors qu’il suffit de le placer sur un site et d’indiquer par un court message l’adresse où le récupérer, pour ceux qui le souhaitent ?
Évidemment, méfiez-vous des formats : un fichier Word n’est pas un fichier texte ! Pour le relire, il faudra Word et donc utiliser MS-Windows ou Windows-NT : que vous vous mettiez d’accord avec votre destinataire lors d’un courrier privé relève du possible, dans le cas d’une liste, vous ne pouvez savoir si tous les abonnés utilisent le logiciel (et le système d’exploitation) qui saura relire le fichier attaché… On apprécie toujours de recevoir quelque chose de généralement très gros que l’on ne pourra relire… Ça met de bonne humeur…
Dans certains cas, on admet qu’il est possible d’attacher un fichier à condition que celui-ci soit du texte pur (ASCII). Cela peut s’avérer pratique pour faire part d’un communiqué de presse, d’un fichier de configuration, etc. Dans tous les cas, si le fichier est trop gros, pensez à FTP, plus adapté.
Comment se faire haïr ?
Et passer pour un malotru ou un ignorant sur une liste destinée à des enseignants en Informatique…
C’est simple :
ignorer tous ces conseils
poster en faisant confiance à son logiciel
utiliser du HTML en plus du texte
mettre une vcard que personne ne pourra lire
joindre la photo du petit dernier dans un format que seuls les possesseurs d’un logiciel coûtant horriblement cher pourront relire (et dont ils n’auront probablement rien à faire…).
Bref, ne pas se donner la peine d’apprendre le fonctionnement de l’outil utilisé. Penser que vous avez raison et que les autres n’ont qu’à faire comme vous (allez faire un tour en Angleterre, comportez-vous de cette façon sur la route : roulez à droite, c’est comme ça que vous faites d’habitude…, et revenez me dire ce que cela a donné…).
Ce qu’il faut faire
Curieusement, tout cela a une solution très simple : quel que soit l’outil que vous utilisez pour poster, ne faites pas confiance à sa configuration par défaut…
Généralement, vous disposez d’une option de menu vous permettant de le configurer. Il vous suffit alors simplement de cocher les cases correctes (envoi de texte, 8 bits) et de décocher celles qui posent problème (quoted printable, vcard, HTML, etc.).
Certains logiciels sont connus pour utiliser, par défaut, une configuration non conforme : c’est le cas d’Outlook Express (mais on peut quand même arriver à le rendre acceptable…). D’autres, comme Eudora et Pegasus, sont des logiciels plus sérieux et se comportent correctement (mais il est possible de mal les configurer…).
À titre d’exemple, voici ce qu’il suffit de faire sous Netscape Communicator pour envoyer du courrier que tout le monde pourra relire correctement (les noms des menus sont ici en anglais) :
- Menu ‘Edit’ -> ‘Preferences’
- Catégorie ‘Mail & Newsgroups’, rubrique ‘Messages’ : cocher ‘As is’ dans la section consacrée aux messages en 8 bits (cela décochera la case d’utilisation du ‘quoted printable‘)
- Catégorie ‘Mail & Newsgroups’, rubrique ‘Formatting’ : cocher ‘Use the plain text editor…’ (cela décochera l’utilisation de l’éditeur HTML). Cocher également la case demandant la conversion en ‘plain text‘.
Vous n’enverrez plus de quoted printable, ni d’HTML… Le problème des fichiers attachés ne relève pas du logiciel, mais de vous…
Conclusion
Vous êtes invités à critiquer et compléter ce document par toutes suggestions, questions, que vous souhaitez. Contactez-nous afin que nous en discutions.